Algemene voorwaarden veranderen? Dat kan toch niet?

Geregeld krijg ik van klanten de vraag om eens te kijken naar het contract dat hun nieuwe leverancier, ICT-dienstverlener of opdrachtgever aan ze heeft voorgelegd. In zo’n overeenkomst is dan meestal een zinnetje opgenomen: “Op deze overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van de Partij X van toepassing.” Meestal zijn die niet bijgevoegd. Als ik vraag of ze die ook even willen toesturen, krijg ik vaak de reactie: ‘die hebben we (nog) niet ontvangen. Is dat belangrijk dan?’. Ja, algemene voorwaarden zijn net zo relevant voor je overeenkomst als alle overige contractstukken.

Wanneer is er ruimte om iets te veranderen in algemene voorwaarden?

Maar ik kan toch niks veranderen aan die algemene voorwaarden? Jazeker wel! Ook de bepalingen in algemene voorwaarden kunnen, net zoals de bepalingen in de (kern)overeenkomst, worden gewijzigd. Eerlijk is eerlijk, een ZZP-er hoeft bij KPN, Microsoft of Google niet aan te komen met de vraag of ze alsjeblieft de algemene voorwaarden een beetje in zijn voordeel willen veranderen. Die dienstverlening is volledig gestandaardiseerd, zo ook de voorwaarden.

Er is ruimte om aanpassingen te doen aan de algemene leverings- of inkoopvoorwaarden:

Als je specialistische dienstverlening levert

Maar als je bijvoorbeeld als kleinere opdrachtnemer minder gestandaardiseerde dienstverlening levert, is het soms best mogelijk om de algemene voorwaarden aan te passen. Ook in een overeenkomst met grotere partijen. Ze willen immers niet voor niets met jou werken. Voor een een kleine opdrachtnemer kan bijvoorbeeld de bepaling over aansprakelijkheid in de inkoopvoorwaarden van zijn opdrachtgever forse impact hebben. De realiteit is vaak dat je die helemaal niet na kunt komen, als je opdrachtgever er daadwerkelijk een beroep op gaat doen. Reden genoeg om dat toch vooraf even te bespreken met een opdrachtgever.

Als de omvang van de opdracht substantieel is

Ook de omvang van de opdracht kan een belangrijke rol spelen bij de vraag of er ruimte is om de algemene voorwaarden te wijzigen. Hoe groter de omvang, des te meer een leverancier of dienstverlener bereid zal zijn om wat water bij de wijn te doen

Als partijen qua omvang vergelijkbaar zijn

Hoe minder er sprake is van “Zij zijn groot en ik is klein, het is niet eerlijk…”, des te meer ruimte er is om te onderhandelen over algemene voorwaarden. Al geldt ook in dat geval dat de omvang van de opdracht of het benodigde specialisme een belangrijke rol spelen in die afweging.

Geen ruimte om te onderhandelen?

Voldoet de overeenkomst aan of meer van bovenstaande voorwaarden? ?n is de wederpartij (zonder steekhoudende argumenten) niet bereid om te onderhandelen over de algemene leverings- of inkoopvoorwaarden? Dan mag je je afvragen of je als organisatie wel wil samenwerken met deze partij. Zeker als jullie de intentie hebben om een langdurige relatie aan te gaan. Als een wederpartij bij de contractsonderhandelingen geen coöperatieve houding aanneemt, kan dat wat zeggen over wat je tijdens de uitvoering van de overeenkomst van hem mag verwachten. Let wel: ik zeg niet dat je het dus niet moet doen, maar sta erbij stil. Is dit een contract en een wederpartij waar jij voor langere tijd aan verbonden wil zijn? Past dat bij jouw bedrijf? Er kunnen heel veel reden zijn om het toch te doen, maar maak je je keuze weloverwogen.

Mijn advies aan jou: bekijk hoe dan ook de algemene voorwaarden grondig. Zodat je weet waar je aan toe bent, wat je hebt afgesproken. Weet dat ze zijn geschreven met uitsluitend de belangen van de leverancier voor ogen. En jij zoekt een overeenkomst waarin de belangen van jouw organisatie net zo veel waard zijn als die van de leverancier. Gelukkig kom ik steeds meer contracten tegen van organisaties die in hun algemene voorwaarden blijk geven dat ze waarde hechten aan de belangen van hun klanten. Wellicht juist ingegeven door onderhandelingen met deze klanten.

Wat doe jij als je algemene voorwaarden krijgt voorgelegd? Slik je ze voor zoete koek of neem je ze door en bespreek je ze met de andere partij?

Heb je behoefte aan overleg over een contract met een leverancier of opdrachtgever? Neem even contact op of plan hier een afspraak voor overleg.

Meer lezen?

Beperking van aansprakelijkheid altijd terecht?

Algemene voorwaarden ICT: waar let je op?