Bij het aangaan van een overeenkomst met een ICT-leverancier is het goed om ook stil te staan bij het einde van die overeenkomst, hoe tegenstrijdig dat misschien ook klinkt. Heb jij er wel eens over na gedacht? Voorkom een pijnlijk afscheid met goede afspraken. Wat staat jou als ICT-manager te wachten als je organisatie besluit over te stappen naar een andere leverancier?
Er komt altijd een einde aan de samenwerking
Er komt altijd een moment dat partijen afscheid van elkaar nemen. De samenwerking eindigt. Soms gaat dat in harmonie, maar vaker levert het een hoop gedoe op. Omdat ICT zo ingrijpt in de bedrijfsvoering van je organisatie, is de overstap naar een nieuwe leverancier in veel gevallen niet eenvoudig. In de tijd dat een nieuw systeem wordt gebouwd, geïnstalleerd, getest en in gebruik genomen, moet de dagelijkse gang van zaken in de organisatie gewoon doorgang vinden, zeker als er sprake is van bedrijfskritische systemen. In deze fase spelen dus tegelijkertijd een re-transitietraject van de huidige leverancier, een transitietraject naar de nieuwe leverancier en de lopende zaken een rol.
Medewerking partijen
Ik hoef je waarschijnlijk niet uit te leggen wat een klus zo’n traject is als alle betrokken partijen hun stinkende best doen om dit te laten slagen. Laat staan, als een van de betrokken partijen hier geen moeite voor wil doen. In sommige gevallen (lees: clouddienstverlening) kun je zelfs niet zonder de medewerking van alle betrokken partijen.
Meestal is het de oude leverancier die het er bij laat zitten. Begrijpelijk, want waarom zou hij zijn best doen voor de overstap van zijn klant naar een concurrent. Hij kan zijn energie immers beter steken in blijvende of nieuwe klanten. Om te voorkomen dat je leverancier je in de steek laat op het moment dat je gaat overstappen naar een ander, is het zinvol om meteen bij het aangaan van de overeenkomst een exitregeling af te spreken.
Exitregeling
In een exitregeling kun je de volgende onderwerpen regelen:
- De duur van de overeenkomst. Het is handig als de bepalingen van de overeenkomst blijven gelden zolang de migratie van de ene naar de andere leverancier nog niet volledig voltooid is.
- Kosten en vergoedingen. Als opdrachtgever opzegt, zijn de transitiekosten in principe voor zijn rekening. Maar dat ligt weer minder voor de hand als de opzegging het gevolg is van wanprestatie van de leverancier.
- Verdeling van de taken en verantwoordelijkheden: wie doet wat?
- Een exitregeling moet altijd gelden, ongeacht de oorzaak van de beëindiging van de overeenkomst.
- Tussentijdse opzeggingsmogelijkheid: meestal geldt een IT-contract voor bepaalde tijd. Toch kan het in bepaalde gevallen handig zijn om tussentijds te kunnen opzeggen. Denk aan forse reorganisaties of fusies waarbij de organisatie ineens halveert of verdubbelt.
- Een redelijke opzegtermijn: lang genoeg om een nieuwe leverancier te vinden en te migreren?
- Afspraken over de (migratie van de) data en de verwijdering daarvan. En hoe wordt dat gecontroleerd?
- Discussies en conflicten mogen geen invloed hebben op de transitie en moeten wachten tot na de afronding daarvan.
Laatste tip
Maak serieus werk van de exitregeling. Voorkom een pijnlijk afscheid met het maken van goede afspraken. Ik zie vaak in contracten dat partijen zich verplichten een exitregeling op te stellen. Maar als ik er dan naar vraag, is dat achterwege gebleven. De kosten en de tijd die je bespaart door bij aanvang van de overeenkomst geen exitregeling overeen te komen, krijg je bij het einde van het contract tienvoudig voor je kiezen. Allerlaatste tip: evalueer de exitregeling met regelmaat. De ontwikkelingen gaan razendsnel, je exitregeling is al gauw verouderd.
Wil je meer weten over hoe je problemen met je ICT-leverancier zoveel mogelijk kunt voorkomen? Ik heb er een boek over geschreven: “ICT-contracten: goed geregeld”. Grip op contractsonderhandelingen voor ICT-managers en ondernemers. Je vindt het hier.
Wil je persoonlijk overleg? Ik maak graag tijd voor een vrijblijvende kop koffie en een goed gesprek. Bel me (06-20640950) of mail me: mijke@sandersja.nl.
Meer lezen?
