Herken je dat? Je organisatie is in grote mate afhankelijk van ICT om goed te kunnen functioneren. Sterker nog, zonder goed werkende ICT ligt alles stil. Er is veel tijd gestoken in het vinden van een goede leverancier, om jullie processen zo gestroomlijnd mogelijk te laten verlopen. En nu komt de leverancier zijn afspraken niet na en werkt het niet naar behoren. Je hebt al enkele keren gebeld. Maar die telefoontjes werden afgedaan met: “We werken eraan!”, “We lossen het zo snel mogelijk op”. Tot nu toe heeft dat niets opgeleverd. De enige oplossing lijkt om de betalingen stop te zetten. “Dat zal hem leren!”
Helaas pakt dat meestal anders uit. Zodra de betalingen stoppen, zal de leverancier reageren door te stoppen met zijn dienstverlening. Waarom? Wie niet betaalt, krijgt niet geleverd. En in de ogen van de leverancier is er natuurlijk geen enkele reden om de betalingen stop te zetten. En daar heeft hij vaak nog gelijk in ook. Niet de juiste aanpak dus!
Hoe dan wel?
Je doel is natuurlijk om de bestaande relatie, zo mogelijk, niet te verslechteren. Je wisselt immers niet zomaar van ICT-leverancier, dus het is handig als je niet rollebollend over straat hoeft. Maar ook dat je ICT-leverancier zijn afspraken nakomt. (Is de bestaande relatie in basis al erg beroerd, dan kun je overwegen om sowieso een nieuwe leverancier te zoeken.)
Zorg dat je alles op schrift stelt.
Natuurlijk ligt het voor de hand om in eerste instantie de telefoon te pakken. Dat kun je ook gewoon blijven doen. Maar bevestig dan achteraf even per e-mail wat je hebt afgesproken. Dat heeft twee voordelen:
- Het ligt schriftelijk vast, dus je kunt het later als bewijs gebruiken.
- Mocht je elkaar in het telefoongesprek niet goed begrepen hebben, dan kan de leverancier meteen reageren. Dit voorkomt dat je er na een maand achter komt dat je allebei iets anders hebt bedoeld.
En dan?
Hebben de telefoontjes en schriftelijke bevestigingen te weinig effect? Dan wordt het tijd om echt juridische stappen te gaan ondernemen. Betekent dat dan toch het einde van de relatie? Nee, dat hoeft niet.
Het is tijd om een ingebrekestelling te sturen. In die ingebrekestelling stel je dat de leverancier zijn verplichtingen uit de overeenkomst niet nakomt. Wees hierin specifiek, zodat de leverancier ook weet waar je op doelt. Vervolgens geef je de leverancier een redelijke termijn om alsnog na te komen. Wat een redelijke termijn is, is afhankelijk van de situatie.
Je bereikt hiermee het volgende. In de eerste plaats laat je aan je leverancier zien dat jij een serieuze opdrachtgever bent, die niet met zich laat sollen. Grote kans dat je leverancier jou nu ook daadwerkelijk serieuzer neemt. In de tweede plaats kun je nu een schadevergoeding vorderen als nakoming nog steeds uitblijft.
Goede relatie?
Juridische stappen dragen niet altijd aan bij aan een goede relatie met je leverancier. Dus voordat je de ingebrekestelling daadwerkelijk verstuurt, bel je de leverancier om deze aan te kondigen. Omdat je tot nu toe adequate stappen hebt genomen is de bestaande goede relatie hopelijk nog intact. Het telefoongesprek kan dus ook in goede harmonie plaatsvinden en de ingebrekestelling wordt hiermee niet de bekende druppel. Je somt in dit gesprek nogmaals op welke communicatie er heeft plaatsgevonden, dat dit niet tot het gewenste resultaat heeft geleid en dat je je nu genoodzaakt ziet om een ingebrekestelling te sturen om je eigen rechten veilig te stellen.
Op deze manier kun je je rechten veiligstellen zonder de relatie met je leverancier onnodig te beschadigen. Dat is handig, want de kans is groot dat je je leverancier in de toekomst nog hard nodig zult hebben.
Wil je meer weten over hoe je problemen met je ICT-leverancier zoveel mogelijk kunt voorkomen? Ik heb er een boek over geschreven: ICT-contracten: goed geregeld. Grip op contractsonderhandelingen voor ICT-managers en ondernemers. Je vindt het hier.
Wil je persoonlijk overleg? Ik maak graag tijd voor een vrijblijvende kop koffie en een goed gesprek. Bel me (06-20640950) of mail me: mijke@sandersja.nl.
