Ik heb wel vaker geschreven over de disbalans in de verhoudingen tussen de afnemer van ICT-dienstverlening en zijn leverancier. Meestal schiet de balans in de gemaakte afspraken flink door richting de belangen van de leverancier. De afnemer komt er niet zelden bekaaid af. Dat gaat me aan het hart, want een afnemer is niet zelden voor een groot deel van zijn business afhankelijk van de leverancier.
De arbiter oordeelt hier dat de vergoedingsverplichting die leverancier oplegt aan afnemer in strijd is met de redelijkheid en de billijkheid.
De overeenkomst
Leverancier levert softwarepakketten aan medische zorginstellingen, waaronder een softwarepakket voor apothekers. Afnemer is dienstapotheek en draagt zorg voor de geneesmiddelenverstrekking buiten reguliere winkeltijden aan patiënten van de bij haar aangesloten apotheken.
Naast de licentie en het onderhoud van de software, verleent leverancier hostingdiensten. Ook heeft zij apparatuur aan afnemer ter beschikking gesteld.
De vergoeding voor de dienstverlening is jaarlijks bij vooruitbetaling verschuldigd. Opzegging van de overeenkomst kan tegen 1 januari van het volgende jaar. Dit moet plaatsvinden voor 1 juli van het lopende kalenderjaar.
Opzegging
In 2014 heeft afnemer bericht gekregen dat er een nieuw softwarepakket is en dat overstap mogelijk is. Op 1 juli 2016 laat leverancier weten dat zij per 31 december 2017 de ter beschikkingstelling van het oude softwarepakket staakt. Klanten kunnen overstappen naar het nieuwe pakket.
Dit betekent dat vanaf 1 januari 2018 geen onderhoud meer gepleegd wordt. Ook zijn de supportfuncties niet meer beschikbaar en mag de software niet meer gebruikt worden. De brief bevat de waarschuwing dat gegevens vanaf 1 januari 2018 niet meer toegankelijk zijn of geëxporteerd kunnen worden.
“Wij adviseren u om tijdig op zoek te gaan en te migreren naar een alternatief informatiesysteem, zodat te allen tijde gewaarborgd is dat de informatiehuishouding van uw apotheek, inclusief de daarmee samenhangende beveiliging van informatie, de patiëntveiligheid en de financiële huishouding van uw apotheek, op orde is. Leverancier is niet aansprakelijk voor de schade, die u, uw cliënten of andere derden lijden als gevolg van het gebruik van het oude systeem vanaf 1 januari 2018, dan wel het niet tijdig migreren naar een ander systeem.”
Nieuw softwarepakket
Verweerster informeert leverancier in november 2016 dat zij niet kiest voor het nieuwe softwarepakket van leverancier. Op verzoek van afnemer helpt leverancier bij de migratie naar het door afnemer uitgekozen softwarepakket. Om dat te realiseren, stapt afnemer van centrale hosting over naar een lokale server. De migratie vindt plaats in maart 2017. In mei 2017 neemt afnemer het nieuwe softwarepakket in gebruik en op 20 juni 2017 gebruikt zij het oude softwarepakket voor het laatst. Op 24 juli heeft leverancier de lokale server waarop het oude softwarepakket draaide opgehaald.
In april 2017 heeft leverancier een factuur van € 18.557,47 bij afnemer in rekening gebracht. De factuur blijft onbetaald. Om betaling af te dwingen, start leverancier een arbitrageprocedure bij de Stichting Geschillenoplossing Automatisering.
Stellingen leverancier
Leverancier stelt dat zij de overeenkomst tussen partijen bij brief van 16 juli 2016 tegen 1 januari 2018 heeft opgezegd. Afnemer is daarom de vergoedingen tot en met december 2017 verschuldigd .
Leverancier wijst erop dat het oude softwarepakket tot en met 31 december 2017 beschikbaar heeft gestaan voor afnemer. Het is de eigen keuze geweest van afnemer om op een eerder moment over te stappen. Er was voor afnemer geen noodzaak om ruim voor de einddatum al over te stappen.
Arbitrage
Volgens de arbiter is deze stelling van leverancier niet verenigbaar is met de inhoud van haar brief van juli 2016. Daarin waarschuwt leverancier immers dat het van groot belang is om tijdig over te stappen naar een alternatief systeem.
Leverancier kan het afnemer niet tegenwerpen dat hij niet later is overgestapt en langer gebruik heeft gemaakt van het oude softwaresysteem. Leverancier heeft nota bene zelf in juli de lokale server opgehaald. Vanaf dat moment was afnemer niet eens meer in de gelegenheid om gebruik te maken van de software. Afnemer had er groot belang bij om te zorgen dat haar dienstverlening gewaarborgd bleef. Zij vervulde immers een belangrijke functie in de geneesmiddelenvoorziening in de regio.
Ook wordt leverancier het tijdstip waarop zij aankondigt de levering van het oude softwarepakket te staken, verweten. Zij ontnam klanten daarmee de mogelijkheid om eerder op te zeggen dan tegen 31 december 2017. Leverancier heeft daarmee onvoldoende rekening gehouden met de gerechtvaardigde belangen van haar klanten die naar een ander systeem zouden overstappen.
Onder deze omstandigheden is de arbiter van oordeel dat het in strijd is met de redelijkheid en billijkheid dat afnemer wordt verplicht de over het gehele jaar 2017 door leverancier in rekening gebrachte vergoeding te betalen.
Gevolgen
In de discussie die partijen eerder voerden, heeft afnemer leverancier al laten weten bereid te zijn een deel van de licentievergoeding te betalen. Het aanbod was berekend op basis van de laatste dag dat afnemer gebruik heeft gemaakt van het softwarepakket. De vergoeding die de afnemer naar aanleiding van de arbitrage uiteindelijk moet betalen, ligt iets hoger. Het verschil: € 980,08. Plus natuurlijk de tijd, kosten en energie die het voeren van de arbitrageprocedure heeft gekost. Naar mijn mening zonde. Ik denk dat partijen een vergelijkbare uitkomst ook in overleg hadden kunnen bereiken.
Wil je meer weten over ICT-contracten, neem dan vooral even contact met mij op.
