Een van de problemen die mensen ervaren bij het sluiten van ICT-contracten, is dat het lijkt of IT-ers een heel andere taal spreken. De ICT-dienstverlener spreekt ‘IT-taal’ en de klant spreekt zijn eigen taal. Reden voor veel miscommunicatie. Dan zou je denken dat afspraken maken tussen IT-bedrijven onderling eenvoudiger is. Maar zelfs dat blijkt ingewikkeld.

Ordina en Otys

Otys ontwikkelt en levert software voor werving en selectie voor verschillende doelgroepen zoals werving- & selectiebureaus, detachering en corporate recruiters. Ordina is een ICT-dienstverlener.

In januari 2017 brengt Otys een offerte uit voor de levering van recruitmentsoftware. In diezelfde maand sluiten partijen de “Pilotovereenkomst Otys Recruitment Technology”. De pilot hield in dat het product “Otys Go”, een bestaand product, werd geïmplementeerd binnen Ordina. “Otys Go” was al aan veel andere klanten geleverd. Ook aan een bedrijf dat aan Ordina gelieerd was.

Otys zou de software tijdens de pilot aanpassen aan de wensen van Ordina. De pilot zou vier maanden duren. Na afloop daarvan zou de definitieve beslissing vallen voor een meerjarige licentie- en onderhoudsovereenkomst.

Betaling van de facturen van Otys blijft uit en op 10 mei 2017 verstuurt Otys een aanmaning. Nog diezelfde dag ontbindt Ordina de overeenkomst, zonder ingebrekestelling, omdat zij heeft geconstateerd dat Otys de verplichtingen uit de overeenkomst niet kan nakomen.

Op de overeenkomst waren de Algemene Inkoopvoorwaarden van Ordina van toepassing verklaard. Hier van belang is artikel 13.1: “Indien leverancier toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van de verplichtingen voortvloeiende uit de overeenkomst kan Ordina de overeenkomst ontbinden na ingebrekestelling, waarbij leverancier een redelijke termijn wordt gesteld voor zuivering van de tekortkoming. Geen ingebrekestelling is vereist, indien Ordina redelijkerwijs kan voorzien dat niet kan worden nagekomen, in welke gevallen leverancier direct in verzuim is.”

Standpunten Ordina

De klachten van Ordina zijn:

  • de programmatuur van Otys is niet ‘interoperabel’ met de overige software van Ordina. Ordina had de software zonder veel aanpassingen in gebruik moeten kunnen nemen. De software bleek echter op een groot aantal punten te moeten worden gewijzigd.
  • Deelopleveringen bleven uit.
  • De documentatie erg mager.
  • Uit een ‘deskundigenrapport’ dat door drie van haar eigen medewerkers is opgesteld, blijkt dat niet wordt voldaan aan de garanties dat de programmatuur efficiënt, deugdelijk en onderling samenhangend is geschreven en dat de structuur van de toegevoegde software zodanig is dat als de software wordt gewijzigd, de toegevoegde software ook eenvoudig kan worden gewijzigd.

Volgens Ordina zou het alsnog in overeenstemming brengen van de programmatuur zodanig veel tijd en geld kosten, dat het niet reëel was om aan te nemen dat de software zou gaan voldoen aan de overeengekomen uitgangspunten en garanties. Daarvoor zou de software volledig herschreven moeten worden. Om die reden meent Ordina dat zij geen ingebrekestelling aan Otys hoefde te zenden, alvorens tot ontbinding van de overeenkomst over te gaan.

Standpunten Otys

Otys stelt dat zij de overeenkomst correct is nagekomen.

  • Een pilot is immers bedoeld om kritisch te kunnen beoordelen of men bepaalde software wil aanschaffen. Het antwoord op die vraag kan dus ook negatief zijn. Dit betekent echter niet dat de leverancier wanprestatie heeft gepleegd.
  • Otys ontkent dat “Otys Go!” niet goed interoperabel was met de overige software van Ordina.
  • De overeenkomst bevat volgens Otys geen specifieke afspraken over architectuur of configureerbaarheid, en zeker niet dat de software ‘plug & play’ zou zijn.
  • Als Ordina twijfels had over de architectuur en de aanpasbaarheid van “Otys Go!”, dan had zij die twijfels toch op zijn minst moeten delen met Otys.
  • Ordina had haar “deskundigenrapport” met Otys had moeten delen.

Oordeel van de rechter

De rechter is van mening dat de stelling van Ordina dat de software van zodanige kwaliteit was dat deze ook na de aanpassingen niet aan de overeengekomen garanties zou voldoen en Ordina daarom kon voorzien dat niet kon worden nagekomen onvoldoende is onderbouwd. Zeker gezien de uitvoerige en gemotiveerde betwisting door Otys.

De rechter vindt het verder opvallend dat er slechts één e-mailbericht van Ordina is, waarin bezorgdheid wordt geuit over een specifieke koppeling. Verder e-mailberichten of brieven met klachten ontbreken volledig. Natuurlijk betekent dat niet dat er niet mondeling kan zijn geklaagd, maar de rechter uit wel zijn twijfels over de ernst van de klachten.

De rechter schuift het ‘deskundigenrapport’ van Ordina terzijde, omdat het is opgesteld door drie eigen medewerkers en daarmee voldoende objectiviteit mist. Daarnaast is de rechter het met Otys eens, dat Ordina Otys had moeten confronteren met het ‘deskundigenrapport’, zodat Otys daarop had kunnen reageren. Het stond Ordina niet vrij om eenzijdig de conclusie te trekken dat Otys helemaal niet meer kon nakomen en direct tot ontbinding overgaan, zonder Otys de kans op wederhoor te bieden.

De rechter wijst de vordering van Otys tot betaling van de openstaande facturen toe. Ordina zal alsnog de openstaande facturen moeten betalen.

Leerpunten

Wat mij in deze rechtszaak verwondert, is dat een grote organisatie als Ordina zich ertoe laat verleiden om op zo’n onzorgvuldige wijze een overeenkomst te ontbinden. Er zijn talloze uitspraken over onterechte ontbindingen, want geen ingebrekestelling, door klanten van ICT-dienstverlening. Waarom gaat een organisatie (bij wie je die kennis wel mag veronderstellen) dan over tot ontbinding, zonder ingebrekestelling. En misschien nog wel erger, zonder grondige onderbouwing van de redenen waarom ze ontbindt.

Wat mij betreft kunnen we hier twee belangrijke lessen uithalen.

  • Ga niet over tot ontbinding zonder dat je de wederpartij een schriftelijke ingebrekestelling hebt gezonden.
  • Leg eventuele klachten schriftelijk vast. Natuurlijk is het gebruikelijk om dit soort zaken mondeling te bespreken. Maar dat staat er niet aan in de weg om dat wat je besproken hebt, achteraf even schriftelijk te bevestigen. En dat kan ook zonder direct de relatie te beschadigen.