“De wurggreep van de softwarereuzen” kopte het Financieel Dagblad. Het artikel ging over de wijze waarop grote softwarebedrijven (Oracle, Microsoft IBM en SAP) hun klanten met wurgcontracten opschepen om vervolgens vele miljoenen per jaar aan nabetaling op te eisen. Grote softwareleveranciers stellen zich op als monopolisten, zeggen organisaties als het Radboudumc, AkzoNobel, de Belastingdienst, KLM en Philips.

Tussentijdse wijzigingen

Een groot bezwaar dat afnemers hebben tegen de werkwijze van deze softwareleveranciers is de tussentijdse, eenzijdige aanpassingen in de licentieovereenkomsten, bijvoorbeeld door middel van het hanteren van een nieuwe telmethode, met forse kostenstijgingen als gevolg. De hoeveelheid wijzigingen van de voorwaarden door leveranciers maakt het bijna onmogelijk om een bedrijf goed te managen. Bedrijven zijn verplicht om een meerjarig contract aan te gaan, maar hebben vervolgens te kampen met een wederpartij die wel eenzijdig te pas en te onpas wijzigingen kan doorvoeren in de gemaakte afspraken.

Audits

Dergelijke softwarebedrijven voeren met grote regelmaat audits uit, soms zelfs door middel van een inval onder politiebegeleiding. Het uitvoeren van audits was ooit bedoeld om intellectueel eigendom of technologie te beschermen tegen ongeoorloofd gebruik. Tegenwoordig wordt een audit ook aangegrepen om klanten te bewegen onnodige softwareaankopen te laten doen. Daarnaast wordt een audit onder het mom van “niet geschoten is altijd mis” vaak aangegrepen om forse naheffingen met betrekking tot ongeoorloofd gebruik van de software in te dienen, die zelden terecht zijn

Evenwichtige verhouding

Ronald Verbeek, directeur van het CIO Platform, de vereniging voor grote gebruikers van digitale technologie, stelt in het artikel ”Wij hebben deze kwestie jaar in jaar uit aangekaart bij de IT-leveranciers, maar we zien weinig verbetering. IT-systemen worden steeds belangrijker voor de toekomstige ontwikkeling van bedrijven. Het is de hoogste tijd dat de markt volwassener en eerlijker wordt. Daarbij hoort een evenwichtiger verhouding tussen leveranciers en klanten van deze cruciale technologieën, en ook meer vertrouwen.” Dit is echt een uitspraak naar mijn hart. In veel organisaties wordt ICT nog steeds als noodzakelijk kwaad beschouwd, als grote kostenpost. Maar als de ICT niet (goed) werkt, heeft dat een enorme weerslag op de hele organisatie. Dat betekent dat ICT binnen organisatie naar mijn mening meer uit het verdomhoekje moet worden gehaald en aandacht en investeringen verdient.

Verantwoordelijkheid ICT-leverancier

Daar staat wat mij betreft tegenover dat een ICT-leverancier een grotere verantwoordelijkheid heeft tegenover je klanten. Juist vanwege die grote afhankelijkheid. Een ICT-leverancier heeft immers een volstrekt andere positie dan, ik noem maar wat, de leverancier van (de grondstoffen voor) asfalt voor een wegenbouwer. Ondanks dat het leggen van asfalt de core business is van een wegenbouwer, schat ik in dat een wegenbouwer sneller, eenvoudiger en met minder risico van grondstoffenleverancier kunnen wisselen dan van ICT-leverancier. De overstap van de ene ICT-leverancier naar de andere vraagt zo ontzettend veel van een organisatie, dat eenmaal gekozen voor een bepaald systeem, het voor een organisatie bijna niet doenlijk is over te stappen naar een ander. Dat zorgt er ook voor dat hoewel veel bedrijven hun contract met dergelijke softwarereuzen wel willen beëindigen, maar niet durven. Ze zijn bang dat hun IT-systemen zullen uitvallen. Zie hier de machtpositie van softwarebedrijven.

Om te voorkomen dat bedrijven klem komen te zitten in de klauwen van hun ICT-leverancier, adviseer ik altijd om een goede exit regeling overeen te komen bij aanvang van de overeenkomst. Maar eerlijk is eerlijk, om ook daadwerkelijk te kiezen voor een exit, zul je wel een zekere mate van vertrouwen in de oude leverancier moeten hebben. En met dit soort contracten zal het met dat vertrouwen wel niet zo best gesteld zijn.

Een ander element in dit verband vind ik de keuze voor de ICT-leverancier. Zoek een partij die op het gebied van werkwijze en cultuur, maar ook qua omvang goed bij je eigen organisatie past. Als MKB-onderneming van gemiddelde omvang kom je bij grote ICT-leveranciers al gauw onder op de stapel te liggen en dat is niet de plek waar je moet liggen om de ICT in je organisatie blijvend op orde te houden.

Besteed aandacht aan het contract

Softwareleveranciers hebben hun contracten meestal goed voor elkaar. Dat geldt vaak ook voor andere ICT-dienstverleners. De kleinere partijen hebben zelf een jurist ingehuurd om standaardcontracten op te stellen die op hun bedrijf zijn toegesneden of maken gebruik van de standaarden van hun brancheverenigingen. De grotere bedrijven hebben natuurlijk een eigen team van juristen. Voor al deze contracten geldt dat zij zijn opgesteld met uitsluitend het belang van de leverancier voor ogen. Dat resulteert in de stapels contracten met tientallen bijlagen die de opdrachtgever krijgt voorgeschoteld. De opdrachtgever kan zelden de tijd vinden om de contracten te bestuderen. Daarnaast heeft hij vaak te weinig expertise om de contracten goed te kunnen doorgronden. Daarbij moeten we ook de relatie tussen opdrachtgever en leverancier niet uitvlakken. In veel gevallen gaat er een behoorlijke tijd overheen voor dat partijen echt tot concrete overeenstemming komen. In die tijdspanne wordt er wel veel aandacht besteedt aan de relatie tussen partijen. Tegen de tijd dat de contracten op tafel komen, kun je rustig zeggen dat er een band is ontstaan tussen partijen. De afnemer kijkt vaak vanuit die relatie naar de inhoud van die contracten, vanuit de veronderstelling dat die contracten die relatie zullen weerspiegelen. De realiteit is vaak toch anders. Dat blijkt wel uit dit artikel in het Financieel Dagblad.

Wil je meer weten over hoe je om kunt gaan met ICT-contracten? Ik heb er een boek over geschreven: “ICT-contracten: goed geregeld”, Grip op contractsonderhandelingen voor ICT-managers en ondernemers.