In bijna iedere overeenkomst komt wel een geheimhoudingsbeding voor. Voor praktisch iedere samenwerking is het zinvol om hier afspraken over te maken, zodat bedrijfsgeheimen niet zomaar op straat komen te liggen. Hoe moeilijk het soms is om de naleving van een geheimhoudingsbeding te handhaven blijkt wel uit het volgende.

Einde samenwerking

Opdrachtnemer heeft een aantal opdrachten uitgevoerd voor Transvision, waarbij partijen telkens een geheimhoudingsbeding zijn overeengekomen.

Transvision is een organisatie die zich bezighoudt met het organiseren en uitvoeren van personenvervoer, zoals vraagafhankelijke deeltaxisystemen, kleinschalig personenvervoer en aanvullend openbaar vervoer.

Opdrachtnemer heeft een aantal opdrachten uitgevoerd voor Transvision, waarbij partijen telkens een geheimhoudingsbeding zijn overeengekomen. Dit beding luidt als volgt:

“Opdrachtnemer garandeert geheimhouding met betrekking tot alle informatie, interne analyses, overwegingen, aanbiedingen etc. die betrekking hebben op dit project. Deze verplichting tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie blijft voor opdrachtnemer bestaan, ook na beëindiging van de overeenkomst.”

De laatste opdracht liep van augustus 2016 tot en met april 2017. Vanaf maart 2017 zijn partijen opnieuw in overleg gegaan over een nieuwe opdracht. Zij hadden echter nog geen overeenstemming bereikt over het aantal uren en de vergoeding. Op 11 juli 2017 laat opdrachtnemer weten dat hij in dienst zal treden bij CTS, een directe concurrent van Transvision. Op het moment dat opdrachtnemer deze overstap maakt, speelt er een zowel voor Transvision als voor CTS een belangrijke aanbesteding, waarvoor zij zich allebei zullen inschrijven.

In reactie op het bericht van opdrachtnemer wijst Transvision hem op diezelfde datum per brief op het tussen partijen overeengekomen geheimhoudingsbeding. Daarbij eist zij dat opdrachtnemer binnen 24 uur alle documenten die hij onder zich heeft in te leveren ten kantore van Transvision. Gegevens die zich op een gegevensdrager bevinden, dient opdrachtnemer te vernietigen. Van deze vernietiging dient opdrachtnemer binnen 24 uur een proces-verbaal te overleggen.

In reactie hierop laat opdrachtnemer weten dat hij zich aan de geheimhoudingsbedingen zal houden en dat de documenten die in haar bezit waren zijn vernietigd.

Dit is voor Transvision niet voldoende. Bij brief van 7 augustus verzoekt Transvision daarom nogmaals om bewijs dat de documenten zijn vernietigd, bijvoorbeeld van het ingeschakelde archief-vernietigingsbedrijf, alsmede een bevestiging ten aanzien van de vernietiging van de digitale gegevens. Hierop reageert opdrachtnemer kennelijk niet meer.

Wat in dit verband een belangrijke rol speelt, is dat de overheid op 1 september 2017 de Europese openbare Aanbesteding “Bovenregionaal vervoer (Valys)” bekendmaakt. Deze opdracht wordt op dat moment nog uitgevoerd door Transvision. Met de opdracht is een omzet van ongeveer € 60 miljoen per jaar gemoeid. Zowel Transvision als CTS zijn beide voornemens in te schrijven op deze opdracht.

De rechtbank in kort geding

Transvision vordert vervolgens in oktober in kort geding:

  1. Opdrachtnemer te gebieden om zich te houden aan de geheimhoudingsverplichting richting, tegenover, naar Transvision;
  2. Opdrachtnemer te gebieden bij schending van het geheimhoudingsbeding door vertrouwelijke bedrijfsinformatie met derden te hebben gedeeld, schriftelijk opgave te doen van de informatie die is gedeeld en aan wie de informatie is gedeeld;
  3. Opdrachtnemer te veroordelen om een overzicht van, alsmede de fysieke bedrijfsinformatie af te geven aan Transvision;
  4. Opdrachtnemer te verbieden om gedurende één jaar na 15 juli 2017 werkzaamheden te verrichten bij CTS in welke functie of met welke opdracht ook

En dit alles op verbeurte van een dwangsom van € 50.000, – per overtredingen per dag, met een maximum van € 2.000.000, -;

De rechter wijst de vorderingen a) tot en met c) toe en gebiedt opdrachtnemer zich te onthouden van enige bemoeienis met de aanbesteding waarop Transvision en CTS willen inschrijven.

Naar aanleiding van dit vonnis schakelt opdrachtnemer deskundigen in om te kunnen voldoen aan de verplichtingen die de rechter hem heeft opgelegd. Dit is volgens Transvision echter nog steeds niet voldoende. In een tweede kort geding vordert zij dan ook dat zij zelf een deskundige partij mag aanwijzen die dat onderzoek namens Transvision zal verrichten. Ook deze vordering wordt toegewezen.

Het hof

Opdrachtgever is het echter niet eens met beide vonnissen en gaat in hoger beroep.

Het Hof oordeelt dat de overeengekomen geheimhoudingsbedingen geen voorschriften bevatten over de manier waarop opdrachtnemer zich aan het geheimhoudingsbeding moet houden. In beginsel is de geheimhouder vrij te bepalen op welke manier hij zijn geheimhoudingsplicht uitvoert. Er rust op hem geen verantwoordingsplicht zoals de rechtbank heeft aangenomen. Als een opdrachtgever daarover regels wil vaststellen, dan moet zij dat met de opdrachtnemer afspreken. Dat wordt niet anders omdat de geheimhouding urgenter werd na de indiensttreding van opdrachtnemer bij de directe concurrent van Transvision. Maar ook al zou dit wel zo zijn, dan heeft Transvision de mogelijkheden voor overleg over inventarisatie en vernietiging zelf verhinderd door bij hun brief van 11 juli 2017 met daarin de strenge sommatie en de opgelegde termijn van 24 uur.

Het hof vernietigt het vonnis van de rechtbank en gebiedt dat opdrachtnemer zich moet houden aan de geheimhoudingsverplichting met betrekking tot alle informatie, interne analyses, overwegingen, biedingen etc. die betrekking hebben op de lopende aanbesteding.

Leermoment

Wat kunnen we hier nu van leren? Enerzijds hebben we hier een partij die een opdrachtnemer met al zijn knowhow, kennis en informatie ziet vertrekken naar de directe concurrent, anderzijds de opdrachtnemer die besluit de overstap te maken naar een andere organisatie (Die vrijheid had hij, er was geen concurrentiebeding overeengekomen). Dit vindt plaats op het moment dat zowel voor opdrachtgever als voor de concurrent een belangrijk aanbestedingstraject loopt, een traject waarover opdrachtnemer heel veel knowhow en informatie heeft. Ik kan me de paniek bij opdrachtgever wel voorstellen, maar de kosten die opdrachtnemer vervolgens heeft moeten maken om te bewijzen dat hij de gegevens heeft vernietigd gaan mijns inziens ook wel erg ver. Het had beide partijen in elk geval geholpen als de overeenkomst ook afspraken zou hebben bevat over het retourneren en vernietigen van vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Daarnaast kun je natuurlijk ook afspraken maken over het over te leggen bewijs van de vernietiging van met name digitale informatie.

Is het overeenkomen van een geheimhoudingsbeding dan zinloos? Nee. Ik denk dat alleen al het opnemen van een geheimhoudingsbeding in een overeenkomst een bepaald bewustzijn van vertrouwelijkheid bij partijen creëert. Daarnaast is het natuurlijk niet in alle gevallen zo ingewikkeld om vast te stellen of er sprake is van overtreding van het geheimhoudingsbeding.

Aandachtspunten voor een geheimhoudingsbeding?

Een goed geheimhoudingsbeding bevat in elk geval afspraken over de volgende onderwerpen:

  • Welke informatie is vertrouwelijk?
  • Waarvoor mag de ontvangende partij de informatie gebruiken? Met welk doel wordt de informatie verstrekt (in verband met een mogelijke handelstransactie, om technologie te ontwikkelen)?
  • Wanneer vervalt de verplichting tot het vertrouwelijk behandelen van de informatie, bijvoorbeeld wanneer technologie geoctrooieerd is.
  • De duur van het geheimhoudingsbeding. Dit betreft enerzijds de periode waarin vertrouwelijke informatie kan worden uitgewisseld en anderzijds de periode na het einde van het geheimhoudingsbeding waarin de informatie vertrouwelijk moet worden behandeld.
  • Wat doet de ontvangende partij na afloop van het geheimhoudingsbeding met de vertrouwelijke informatie? In het geval van digitale informatie ligt vernietiging voor de hand, in het geval van fysieke informatie bestaat er de keuze tussen retourneren en vernietigen.
  • Boetebeding.

Naar aanleiding van de hierboven beschreven situatie zou je kunnen overwegen afspraken te maken over het bewijs van de vernietiging van vertrouwelijke informatie. Zoals we hebben gezien heeft dat nogal wat voeten in de aarde. Als er daadwerkelijk sprake is van informatie die onder geen enkel beding ‘per ongeluk’ niet vertrouwelijk zou mogen worden behandeld, is het zinvoller om de wijze van kennisnemen van deze informatie zodanig in te richten, dat kopiëren of onbedoeld ‘lekken’ nagenoeg onmogelijk is.