Ik schreef hier al eerder over de wijze waarop partijen met de overgang van de ene leverancier naar de andere leverancier zouden moeten omgaan, Daarnaast is het ook verstandig om aandacht te besteden aan de opzegging zelf.
In onderstaand conflict bestond er zoveel onduidelijkheid over de opzegging dat de afnemer uiteindelijk drie maanden extra vergoeding heeft moeten betalen. Zonde van het geld, de kosten van de arbitrageprocedure en de tijd.
Wat was er aan de hand?
In 2013 hebben leverancier en afnemer een overeenkomst voor de levering van computerservice gesloten. In die overeenkomst was een opzegtermijn van één maand opgenomen. In 2014 verleent afnemer de leverancier opnieuw een opdracht voor de levering van computerservice. In verband met deze opdracht heeft de leverancier twee conceptcontracten voorgelegd. Afnemer wilde zich echter niet vastleggen op een contractsduur, daarnaast konden partijen het niet eens worden over de opzegtermijn. Leverancier heeft wel meerdere malen de FENIT-voorwaarden (de vroegere Nederland ICT-voorwaarden) van toepassing verklaard èn overhandigd.
In die voorwaarden is opgenomen dat een overeenkomst telkens stilzwijgend wordt verlengd voor de oorspronkelijke periode, tenzij een van de partijen de overeenkomst beëindigt met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden. In november 2015 laat de afnemer aan leverancier weten de opdracht te willen beëindigen in het eerste kwartaal van 2016. Op 11 januari 2016 stuurt de afnemer een mail om de overeenkomst op te zeggen:
“Ondanks dat er geen officiële overeenkomst is wil ik hierbij toch officieel opzeggen om onnodige werkzaamheden voor jullie te voorkomen. Ik zal aangeven wanneer je ons account kunt sluiten (verwachting maart 2016). Tot die tijd zullen wij uiteraard blijven betalen voor het gebruik van jouw systeem.”
Op 12 januari stuurt leverancier een mail dat zij de e-mail van 11 januari 2016 niet beschouwt als rechtsgeldige opzegging. Daarbij wijst zij erop dat er een opzegtermijn van drie maanden van toepassing is. Afnemer reageert niet op deze mail, omdat hij de continuering van de computerservice niet wil riskeren.
Op 30 maart laat afnemer leverancier weten volledig over te zijn naar het nieuwe systeem en geen gebruik meer maakt van de diensten van leverancier. Overigens maakt afnemer in april nog wel gebruik van de diensten van leverancier.
Leverancier aanvaardt ook deze opzegging niet. Althans hij beschouwt deze opzegging als een opzegging tegen 30 juni 2016. De leverancier vordert dan ook nog drie maandtermijnen.
Arbitrage
In de arbitrageprocedure stelt de leverancier ter onderbouwing van zijn vordering dat hoewel de contracten niet getekend zijn, die inhoud van de overeenkomst moet wel worden vastgesteld aan de hand van de conceptteksten. Partijen zijn de overeenkomst immers ook nagekomen. Leverancier stelt verder dat er op grond van de FENIT-voorwaarden een opzegtermijn van drie maanden van toepassing was.
Afnemer stelt dat hij tijdens de onderhandelingen heel uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt tegen een opzegtermijn van drie maanden. Verder stelt hij dat de overeenkomsten niet zijn getekend omdat hij zich niet wilde vastleggen in een contract en een duur van de overeenkomst. Volgens afnemer was leverancier het daarmee eens. Afnemer stelt dat beide partijen handelden zonder dat daar een overeenkomst aan ten grondslag lag.
Dit laatste klopt natuurlijk niet. Ook een mondelinge overeenkomst is een overeenkomst. In dit geval was voor beide partijen duidelijk wat er geleverd werd (computerservice) en wat daarvoor betaald moest worden. De computerservice is geleverd door leverancier en afnemer heeft voor die diensten betaald. Ondanks dat er geen schriftelijk stuk is, is er dus wel degelijk een overeenkomst.
De arbiter ziet de mail van 11 januari 2016 niet als opzegging. De mail van 30 maart 2016 kwalificeert volgens de arbiter wel als opzegging met onmiddellijke ingang. De opzegtermijn van drie maanden zoals opgenomen in de FENIT-voorwaarden staat echter aan opzegging met onmiddellijke ingang in de weg. De arbiter komt tot de slotsom dat afnemer een opzegtermijn van 3 maanden in acht had behoren te nemen en dat de overeenkomst dus pas op 30 juni 2016 is geëindigd. Over de opzegperiode is afnemer ook de vergoeding verschuldigd.
Hoe kan het anders?
Wat hadden partijen anders kunnen doen, om te voorkomen dat zij hoge kosten moeten maken voor juridische bijstand en extra termijnen voor computerservice die niet werd gebruikt?
In de eerste plaats had afnemer natuurlijk moeten reageren op de mail van leverancier van 12 januari. Afnemer had zelf het idee dat hij tot maart gebruik zou maken van de diensten van leverancier. Had hij in januari meteen een nieuwe opzegging gestuurd met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden, dan was de overeenkomst per 30 april geëindigd. Dat had afnemer de kosten van een arbitrageprocedure en twee maanden vergoeding aan de leverancier gescheeld. (Dit nog los van alle energie en frustratie die deze procedure moet hebben gekost).
Ook leverancier had natuurlijk anders kunnen optreden. In plaats van de opzegging in januari in zijn geheel afwijzen, had hij de opzegging kunnen accepteren met inachtneming van de volgens hem geldige opzegtermijn van drie maanden.
De kans dat er dan bij het einde van de overeenkomst nog discussie zou zijn geweest, acht ik bijzonder klein. Afnemer heeft immer de diensten van leverancier tot in april gebruikt. Leverancier zou dan twee maanden vergoeding minder hebben gekregen dan nu na afloop van de arbitrage. Het had hem echter ongetwijfeld veel negatieve energie en kosten van de arbitrageprocedure gescheeld.
Conclusie
Het is goed om je te realiseren dat je een overeenkomst zelden met onmiddellijke ingang kunt opzeggen. Je zult dus altijd een opzegtermijn in acht moeten nemen. Als er geen opzegtermijn is overeengekomen, zul je een redelijke opzegtermijn in acht moeten nemen. In de regel geldt dat hoe langer een overeenkomst heeft geduurd, hoe langer de opzegtermijn moet zijn. Een maand is daarbij wel het minimum.
Daarnaast is radiostilte in het geval van discussie zelden verstandig. In het kader van ‘wie zwijgt, stemt toe’, loop je het risico dat de stellingen van de partij die als laatste heeft gereageerd, worden aanvaardt.
