Het zijn veelgehoorde klachten van organisaties die bezig zijn met de implementatie van nieuwe ICT. Het duurt veel langer dan verwacht, het kost veel meer dan verwacht en we hebben niet gekregen wat we wilden. Wat dat betreft zijn ICT-projecten net nieuwe keukens. Dat schijnt ook nooit in een keer goed te kunnen gaan. Maar wat is daar nu de oorzaak van en kan het niet anders? Ik ga het bekijken aan de hand van een uitspraak van het Hof Arnhem-Leeuwarden uit 2018.
Wat was er aan de hand?
Ctac is een ICT-dienstverlener. Partners Network is bezig met het opzetten van een onlinenetwerk en platform voor handelsondernemingen in levensmiddelen. Ctac en Partners Network hebben onderhandeld over de aanschaf van de SAP Business All-in on Software, de implementatie en het onderhoud daarvan, alsmede de installatie van hardware. In april 2010 hebben partijen een overeenkomst voor een blauwdrukfase gesloten, met daarin 6 aanpassingen op de standaard functionaliteit van SAP. Het lukte partijen vervolgens niet om overeenstemming te bereiken over de prijs van de implementatie, maar op 1 juli 2010 is daarmee, met wederzijdse instemming, wel begonnen. Eind juli sluiten partijen een overeenkomst voor het gebruik en het onderhoud van de software van € 3.110,40 per jaar en € 15.680 eenmalig.
Implementatieovereenkomst
Eind augustus 2010 sluiten partijen een implementatieovereenkomst op regiebasis voor de implementatie van de software en de installatie van de hardware tegen een vergoeding van € 125 per uur. In de overeenkomst wordt uitgegaan van een oplevering per 1 oktober 2010. In datzelfde artikel wordt ook gemeld dat deze datum van groot belang is voor de bedrijfsvoering van Partners Network. Partners Network zal op 7 en 8 oktober op een beurs staan, waar zij het platform wil presenteren aan de beursbezoekers. In de bijlage van de overeenkomst is een planning opgenomen die loopt tot medio november.
Het platform is op 1 oktober 2010 niet klaar. Vlak voor 7 oktober wordt wel een soort body opgeleverd, zodat Partners Network iets kan presenteren op de beurs. In de maanden oktober 2010 tot en met mei 2011 werkt Ctac door en factureert haar werkzaamheden aan Partners Network. Partners Network betaalt de facturen niet. In mei 2011 schort Ctac daarom haar werkzaamheden op. Er is op dat moment overigens nog niets opgeleverd waarmee Network Partners kan werken. Vervolgens treden partijen met elkaar in overleg om tot een oplossing of afwikkeling te komen. Dat overleg loop tot de zomer 2012, zonder resultaat.
Ctac start vervolgens een procedure bij de rechtbank vordert vervolgens ruim €200.000,- aan openstaande facturen, vermeerderd met rente. Partners Netwerk stelt dat Ctac toerekenbaar is tekortgeschoten in de nakoming van haar verplichtingen. De rechtbank wijst de vordering van Ctac grotendeels toe.
Hoger beroep
Partners Network gaat daarop in hoger beroep. Zij stelt dat Ctac toerekenbaar tekort is geschoten omdat:
- Zij de fatale termijn van 1 oktober 2010 niet heeft gehaald;
- Ctac veel meer uren heeft gefactureerd dan in het budget was overeengekomen;
- De doorlooptijd ernstig is uitgelopen;
- Ctac het budget niet heeft bewaakt;
- De realisatie van het project door toedoen van Ctac veel meer heeft gekost dan Ctac vooraf heeft aangegeven en ingeschat;
- Ctac zich jegens Partners Network niet heeft gedragen zoals van een goed opdrachtnemer map worden verwacht;
Fatale termijn?
In de overeenkomst is opgenomen dat de planning erop is gericht om het project op 1 oktober 2010 af te ronden. De in de bijlagen opgenomen planning loopt echter door tot medio november 2010. Daarnaast hebben partijen een regeling getroffen voor mogelijke vertragingen. Op basis daarvan oordeelt de rechter dat partijen er kennelijk bij aanvang van het project al rekening mee hebben gehouden dat 1 oktober 2010 niet haalbaar was. Deze datum kan dus ook niet als fatale termijn gelden.
Budget?
Op basis van uitspraken van Ctac vroeg in de onderhandelingen gaat Partners Network uit van een budget van 150-200 mandagen. Hoewel dit budget ooit wel genoemd is, blijkt uit de overeenkomst en de bijlagen niet dat dit ook is overeengekomen. Partners Network is van mening dat zij daarop in het licht van de voorgeschiedenis wel mochten vertrouwen.
Ctac geeft toe meermalen te hebben gerefereerd aan 182 mandagen. Partijen hebben echter vervolgens gekozen voor een afrekening op basis van een uurtarief, en deze gewaarborgd met een urenfacturatieprocedure. De taxatie van 182 mandagen was daarmee van de baan. Partners Network is van mening dat ook de afspraak van maximaal 182 mandagen was blijven gelden, maar daar maakt het Hof korte metten mee. Zij oordeelt dat in redelijkheid niet valt in te zien dat bij een regieovereenkomst zoals hier, de opdrachtgever wel zou mogen profiteren van een lager aantal uren, maar de opdrachtnemer niet zou mogen profiteren van een hoger aantal uren. Dat zou alleen kunnen als partijen hierover hele duidelijke afspraken zouden hebben gemaakt.
Deskundigenbericht
Er is nog wel hoop voor Partners Network. De rechtbank heeft namelijk twijfels over de vraag of Ctac niet is tekortgeschoten. De vraag is of Ctac met de door haar in rekening gebrachte uren in strijd zijn met de norm van een redelijk handelend en redelijk bekwaam automatiseerder. En is Ctac in het licht van de doelstelling van de implementatie-overeenkomst met haar werkzaamheden beneden de voortgangs- of kwaliteitsmaat Gebleven? Partners Network heeft op rond 1 oktober 2010 een presentatie gehad van het afgeleverde deelproduct. Daarna heeft Partners Network geen inzicht meer gekregen in de verdere inhoudelijke voortgang van het werk. Het hof is van mening dat zij hiervoor zelf te weinig expertise heeft en oordeelt een deskundige bericht nodig.
Kan het ook anders?
Als ik dit soort uitspraken lees, vraag ik mij altijd af: “Had dit nou niet anders gekund?” Wat hadden partijen anders kunnen doen om te voorkomen dat ze in de situatie terecht kwamen, waarin ze nu beland zijn. Partners Network heeft niets, maar heeft wel ruim € 200.000 aan Ctac moeten betalen. Ctac moet zien te bewijzen dat alle facturen die zij aan Partners Network heeft gezonden rechtmatig waren. Om nog maar niet te spreken van tijd, geld en energie die beide partijen in deze rechtszaak hebben moeten steken.
Hoewel een uitspraak nooit alle feiten onthult, kunnen we in dit geval op basis van de feiten die wel onthuld zijn best wat lering trekken. En het toverwoord blijft dan natuurlijk ‘goede afspraken maken’.
In de eerste plaats is de overstap van afspraken over het aantal mandagen naar werkzaamheden op regiebasis al best wonderlijk, maar daar was misschien een goede reden voor. Het had partijen geholpen als er naast de afspraak met betrekking tot werkzaamheden op regiebasis ook een reële inschatting van de werkzaamheden was gemaakt, aangevuld met afspraken over overleg als een forse overschrijving van de gemaakte inschatting dreigde. Dan was het voor beide partijen duidelijker geweest waar zijn op mochten rekenen. Nu lijkt het voor beide partijen een blanco cheque, met als gevolg een juridische procedure in plaats van een werkend platform.
Hetzelfde geldt voor de datum van 1 oktober. Kennelijk was dit een heel belangrijke datum voor Partners Network, en toch is zij akkoord gegaan met een planning die de datum van 1 oktober 2010 zou overschrijden. Had Partners Network zich dan niet stelliger op moeten stellen over die datum? En waarom is Ctac akkoord gegaan met het opnemen van de datum van 1 oktober in de overeenkomst, wetende dat dit een onhaalbare datum was. Was het niet handiger geweest als beide partijen hadden bekeken wat wel haalbaar zou zijn voor de beurs, nu duidelijk was dat oplevering op 1 oktober geen haalbare kaart was? Vragen waar we het antwoord wel nooit op zullen krijgen. Maar als ze vooraf beantwoord waren geweest, was de kans op een juridische procedure een stuk kleiner geweest.
