Vertragingen
Een van de veelgehoorde klachten bij ICT-projecten is, dat het allemaal zolang duurt. En vooral dat het zoveel langer duurt dan partijen in eerste instantie hadden afgesproken. Veel partijen met treuzelende leveranciers stellen zich op het standpunt dat er sprake is van een fatale termijn en dat zij dus per direct en zonder ingebrekestelling mogen ontbinden. In juridische procedures blijven dergelijke stellingen echter zelden overeind. Zo zei de Rechtbank Amsterdam eens: “het is een feit van algemene bekendheid dat automatiseringsprojecten kunnen uitlopen”.
Fatale termijn
Waarom is de vraag of er sprake is van een fatale termijn belangrijk? Een fatale termijn is een voor de nakoming van de overeenkomst afgesproken vaste termijn. In beginsel geldt dat als een partij de afgesproken leveringsdatum niet nakomt, de andere partij eerst een ingebrekestelling moet sturen, voordat hij de leverancier aansprakelijk kan stellen of de overeenkomst kan ontbinden. Dat is niet het geval als er sprake is van een fatale termijn. Nu worden er in ICT-contracten vaak heel veel termijnen afgesproken, maar daarvan is er zelden één fataal. Dit heeft vooral te maken met het karakter van ICT-projecten, waarin vaak nog veel onzekerheden een rol spelen.
Kan er dan nooit sprake zijn van een fatale termijn in een IT-overeenkomst? Jawel, dat kan wel. Maar dat moet dan wel heel duidelijk zijn opgenomen in de overeenkomst. De Hoge Raad heeft hierover een uitspraak gedaan in de discussie die hierover liep tussen het Jeroen Bosch Ziekenhuis en IT-dienstverlener Alert Life Science Computing B.V.
Jeroen Bosch Ziekenhuis tegen Alert Life Science Computing
Het Jeroen Bosch Ziekenhuis (JBZ) en Alert Life Science Computing (Alert) gaan een overeenkomst aan waarbij Alert, heel kort gezegd, de opdracht krijgt om een integraal ICT-systeem waarmee alle zorgprocesen in het ziekenhuis kunnen worden gedigitaliseerd, te implementeren bij JBZ. Het doel is om een papierloze werkomgeving te creëren bij JBZ. In de overeenkomst is het volgende opgenomen:
“Indien de leverancier er niet in slaagt om de papierloze status voor alle clusters van Opdrachtgever te realiseren voor 1 januari 2012 overeenkomstig de Functionele Specificaties, en/of indien op enig moment aannemelijk wordt dat Leverancier hierin niet tijdig zal slagen dan kan Opdrachtgever te allen tijde tussentijds de Overeenkomst beëindigen met opgave van reden aan de Leverancier. In dat geval kan Leverancier jegens Opdrachtgever generlei aanspraak maken op kosten- of schadevergoedingen of andere betalingen.”
In juli 2010 is duidelijk dat de oorspronkelijke Milestones en GoLive data niet haalbaar zijn, in verband met het vertraagd beschikbaar komen van programmatuur. Partijen bereiken overeenstemming over een nieuwe planning in een Change Proposal.
In januari-februari 2011 wordt de programmatuur getest. Uit de test blijkt dat slecht 56% van de functionaliteiten werkt, dus het resultaat is onvoldoende en niet acceptabel voor JBZ. Bij brief van 8 juli 2011 laat JBZ aan Alert weten dat zij ernstige twijfels heeft over de goede afloop van het project. JBZ vraagt vervolgens enkel op schrift gestelde garanties om het beschadigde vertrouwen enigszins te herstellen. Alert reageert hier niet op.
In oktober 2011 ontbindt JBZ de overeenkomst, omdat Alert niet de haar geboden laatste kans heeft benut en niet bereid is de gevraagde garanties te geven. JBZ stelt onder andere dat zij de overeenkomst kan ontbinden, omdat duidelijk is dat de papierloze organisatieomgeving niet voor 1 januari 2012 kan worden gerealiseerd.
De Hoge Raad
De Hoge Raad oordeelt als volgt:
“ook al zijn partijen een nieuw tijdspad overeengekomen waardoor de einddatum van 1 januari 2012 voor het papierloze ziekenhuis niet meer haalbaar was – een redelijke en billijke uitleg van de raamovereenkomst en de wijzigingen brengt desalniettemin mee dat voor zover het nieuw overeengekomen tijdspad door aan Alert toe te rekenen oorzaken niet zou worden nagekomen, kan worden teruggevallen op de oorspronkelijk overeengekomen einddatum van 1 januari 2012.”
Conclusie
Hoewel deze uitspraak van de Hogere Raad best verrassend is, leert het gehele traject ons het volgende. Ook in IT-projecten is het mogelijk (als beide partijen daarmee instemmen) om fatale termijnen af te spreken. Om te voorkomen dat je hierover, net als JBZ en Alert, een procedure moet voeren is van belang dat je in de overeenkomst heel expliciet opneemt dat er sprake is van een fatale termijn, wat de gevolgen zijn van het overschrijden van die fatale termijn én mocht je toch nieuwe afspraken maken over een aangepaste planning, bepaal dan ook de gevolgen voor de oorspronkelijke fatale termijn.
