Alle ICT-dienstverleners maken gebruik van algemene voorwaarden of standaardovereenkomsten. Niet zelden komen ze als sluitstuk op tafel en wordt er weinig aandacht aan besteed. Toch is het wel degelijk belangrijk om er kritisch naar te kijken. Waarom? De algemene voorwaarden van een leverancier zijn uitsluitend in zijn belang opgesteld. Er is dus geen aandacht voor de belangen van de opdrachtgever. Daar zul je zelf voor moeten zorgen. De volgende vraag is dan natuurlijk: Waar moet je op letten? Ik ga je in een paar artikelen meenemen door een aantal relevante, veel gehanteerde bepalingen in algemene voorwaarden van ICT-dienstverleners.

In dit tweede deel de afspraken over testen, een exitregeling en de mogelijkheden voor onmiddellijke opzegging. Het eerste deel definities, afspraken over meerwerk en veranderende omstandigheden en het opschortingsrecht vind je hier https://www.linkedin.com/pulse/algemene-voorwaarden-ict-waar-let-je-op-deel-1-mijke-sanders/.

Acceptatie

Als een leverancier de ontwikkeling van het systeem naar zijn mening heeft voltooid, kan de opdrachtgever het in gebruik nemen. De vraag is of de opdrachtgever ook tevreden is. Het is immers gebruikelijk om bij de oplevering ook direct de (eind-)factuur te overleggen.

Testen

De opdrachtgever wil ook zelf vaststellen of het geleverde voldoet aan hetgeen partijen hebben afgesproken. Hiervoor dient de acceptatieprocedure met daarin onder andere afspraken over testen. De leverancier stelt het resultaat ter beschikking aan de opdrachtgever, zodat de opdrachtgever kan beoordelen of hetgeen is opgeleverd, voldoet aan de specificaties en of er een ernstige gebreken in het product zitten. De acceptatietest kan de opdrachtgever al dan niet samen met de leverancier, maar ook met behulp van een externe deskundige, uitvoeren.

Het is belangrijk om voldoende aandacht te besteden aan de afspraken rondom de testprocedure. Denk hierbij aan de bij het testen betrokken partijen, termijnen voor testen en herstel, maar ook een nieuwe testprocedure voor na het herstel. In de algemene voorwaarden van een softwareleverancier is vaak een standaardprocedure voor het testen opgenomen. Daar ontbreken echter geregeld afspraken over de procedure na de afwijzing van een acceptatietest. De leverancier gaat opnieuw aan het werk om gebreken te herstellen, maar is dan niet meer gebonden aan termijnen en heeft daarin dus alle vrijheid. Behalve de afspraak dat er na het herstel opnieuw een testprocedure zal worden gevolgd, is het dus zinvol om een termijn af te spreken voor het herstel. Dit kan niet altijd in de oorspronkelijke overeenkomst, dan is immers nog niet duidelijk wat de omvang van de herstelwerkzaamheden zullen zijn. Wel kan in de procedure worden opgenomen dat partijen na het afwijzen van de acceptatietest een termijn voor herstel zullen vaststellen.

Voorwaarden

Naast de afspraken over de procedure van het testen is het tevens zinvol om vast te stellen op welke gronden de acceptatie van de software geweigerd mag worden. Dit moeten objectief bepaalbare gronden zijn, zoals het voldoen aan de overeengekomen specificaties. Dit illustreert het belang van een goede omschrijving van de opdracht en de vereiste specificaties. Als dit niet voldoende is omschreven, kan het bij de acceptatie ook moeilijk gebruikt worden om de acceptatie gemotiveerd te weigeren.

Updates en upgrades

De procedure van testen en acceptatie kan ook een rol spelen bij updates en helemaal voor upgrades. Deze kunnen van significante invloed zijn op het bestaande systeem en een organisatie wil niet in de situatie terecht komen dat het systeem na een update niet meer werkt. Dit geldt temeer als het betreffende systeem ook nog gekoppeld is aan andere softwaresystemen.

Exitregeling

Een onderwerp dat vaak ontbreekt in de algemene voorwaarden of de standaardovereenkomst is een exitregeling. En als er al gesproken wordt over een exitregeling, dan gaat dat niet verder dan “Op eerste verzoek van opdrachtgever zullen partijen in overleg treden over een exitprocedure.” Reden om het hier wel even te benoemen, te meer omdat je hierin als opdrachtgever echt pro-actief moet optreden.

Er komt een moment dat partijen afscheid van elkaar nemen. Soms gaat dat in harmonie, maar niet altijd. Omdat ICT zo ingrijpt in de bedrijfsvoering van de organisatie, is de overstap naar een nieuwe leverancier in veel gevallen niet eenvoudig. Tijdens de overgang moet de dagelijkse gang van zaken in de organisatie gewoon doorgang vinden, zeker als er sprake is van bedrijfskritische systemen. In deze fase spelen dus tegelijkertijd een re-transitietraject van de huidige leverancier, een transitietraject naar de nieuwe leverancier en de lopende zaken een rol. Om er voor te zorgen dat deze verzameling trajecten soepel verloopt en omdat een leverancier niet snel genegen is om energie te steken in een vertrekkende klant, is het van belang hierover vooraf afspraken te maken.

Een goede contractuele exitregeling geeft duidelijkheid over de vraag wanneer de verplichting van de leverancier om de diensten te verlenen eindigt, welke assistentie van de leverancier bij de exit is vereist, welke partij welke verantwoordelijkheden draagt bij de transitie en welke tarieven de leverancier hiervoor in rekening mag brengen.

In de praktijk komt het geregeld voor dat partijen er toch niet toe komen om een exitregeling overeen te komen. Dit is voornamelijk gedreven door tijdsdruk en focus op kostenbesparing. Door het ontbreken van een goede exitregeling hebben partijen doorgaans geen idee waar zij aan toe zijn op het moment dat de relatie eindigt. De kosten van het ontbreken van een exitregeling op het moment suprême zullen vermoedelijk vele malen hoger liggen dan de kosten van het maken van de exitregeling zelf. Je kunt deze dan ook beter gelijktijdig met de ondertekening van de overeenkomst of kort daarna vast te stellen en geregeld te evalueren en aant epassen.

Beëindiging met onmiddellijke ingang

Meestal bevatten algemene voorwaarden een bepaling waarin is geregeld onder welke omstandigheden een partij per direct mag opzeggen. Veel voorkomende omstandigheden zijn faillissement of surseance van betaling en wijziging van zeggenschap.

Faillissement

Op het eerste gezicht is het logisch dat een contract per direct mag worden opgezegd in geval van faillissement. Als er niet meer wordt betaald, kan een leverancier ook niet meer worden verplicht tot levering. Soms is het echter goed om er anders naar te kijken. Zo is het in geval van maatschappelijke organisaties, bijvoorbeeld een woningcorporatie of een zorginstelling, niet verantwoord om een dergelijke bepaling ook zonder meer uit te voeren. Je zou kunnen stellen dat de ICT-leverancier van een organisatie met een maatschappelijke verantwoordelijk zelf ook een maatschappelijk verantwoordelijkheid krijgt. Dat vraagt een grotere zorgvuldigheid. De leverancier zou in geval van faillissement eerst in overleg moeten gaan met de curator, alvorens de de dienstverlening te staken. Vanuit de organisatie en de belanghebbenden gezien is het dus van belang om de gebruikelijke bepaling hierover aan te passen.

Wijziging zeggenschap

Daarnaast zie ik vaak dat de leverancier de overeenkomst per direct kan opzeggen als de beslissende zeggenschap over de onderneming van klant direct of indirect wijzigt. Dat betekent dat de ICT-leverancier de mogelijkheid heeft om de overeenkomst per direct op te zeggen als het bedrijf verkocht wordt of als er een nieuwe directeur wordt aangesteld,. Ik kan geen situatie bedenken waarin het belang van de leverancier om de overeenkomst te beëindigen zo groot is dat een zo abrupte beëindiging van de dienstverlening gerechtvaardigd is.

Volgende keer: aansprakelijkheid enzo….

Wil je meer weten over hoe je problemen met je ICT-leverancier zoveel mogelijk kunt voorkomen? Ik heb er een boek over geschreven: ICT-contracten-goed-geregeld. Grip op contractsonderhandelingen voor ICT-managers en ondernemers.

Wil je persoonlijk overleg? Ik maak graag tijd voor een vrijblijvende kop koffie en een goed gesprek. Bel me (06-20640950) of mail me: mijke@sandersja.nl