Algemene voorwaarden: waar let je op? (Deel 1)

ICT-contracten

Gemiddelde leestijd: 5 minuten

Alle ICT-dienstverleners maken gebruik van algemene voorwaarden. Niet zelden komen ze als sluitstuk op tafel en wordt er weinig aandacht aan besteed. Toch is het wel degelijk belangrijk om er kritisch naar te kijken. Waarom? De algemene voorwaarden van een leverancier zijn uitsluitend in zijn belang opgesteld. Er is dus geen aandacht voor de belangen van de opdrachtgever. Daar zul je zelf voor moeten zorgen. De volgende vraag is dan natuurlijk: Waar moet je op letten?

Ik ga je in een paar artikelen meenemen door een aantal relevante, veel gehanteerde bepalingen in algemene voorwaarden van ICT-dienstverleners.

 

In dit eerste deel de definities, afspraken over meerwerk en veranderende omstandigheden en het opschortingsrecht.

Definities

In contracten, en zeker in ICT-contracten wordt geregeld gebruik wordt gemaakt van specifieke begrippen. Deze begrippen worden vaak als definities opgenomen in het contract. Hoewel de meeste definities misschien voor de hand liggen, is het toch belangrijk ze te beoordelen. Het is essentieel dat een definitie voor beide partijen duidelijk is en voor beide partijen dezelfde betekenis heeft. Dat betekent in elk geval dat als een definitie verwarrend of onduidelijk is, hij niet geschikt is als definitie en zal moeten worden aangepast. De neiging bestaat om er snel even overheen te lezen, toch is het nuttig er wel kritisch naar te kijken. Het is immers de basis voor de rest van het contract.

Meerwerk

In praktisch alle ICT-overeenkomsten, maar in het bijzonder bij softwareontwikkelings-overeenkomsten krijgen partijen te maken met meerwerk. Tijdens een project doen zich nieuwe ontwikkelingen voor: nieuwe technieken worden marktstandaard, er ontstaan nieuwe vormen van dienstverlening, de strategie binnen de organisatie verandert en als gevolg worden hele andere eisen aan de ICT-structuur gesteld.

Meerwerk is al het werk dat niet al is opgenomen in de oorspronkelijke overeenkomst. In beginsel moet de overeenkomst dus worden aangepast als partijen meerwerk overeenkomen. Het is een onderwerp waarover veel conflicten ontstaan, vanwege de extra kosten die meerwerk met zich meebrengt, maar ook vanwege de vertraging in de oplevering die meerwerk meestal tot gevolg heeft.

Denk na over de wijze waarop je met meerwerk wil omgaan. Geregeld kom ik in algemene voorwaarden tegen dat meerwerk ter hoogte van maximaal 10% van de contractwaarde als passend binnen de overeenkomst wordt beschouwd. Dit voorkomt dat er voor ieder wissewasje overleg moet worden gepleegd, maar voelt aan de andere kant alsof die 10% bij voorbaat al is weggegeven. Beantwoord dus voor jezelf de vraag wat voor jou de hoogste prioriteit heeft: je budget of de voortgang van de ontwikkeling.

In de algemene voorwaarden zie je ook vaak dat de vraag naar meerwerk door de leverancier nooit een grond voor opzegging door de klant kan zijn. Heel zwart-wit gezien betekent dat eigenlijk een vrijbrief voor de leverancier om, nadat partijen al overeenstemming hebben bereikt over de overeenkomst, alsnog allerlei aanvullende werkzaamheden te verrichten en te factureren. Aan de andere kant kan er natuurlijk altijd sprake zijn van onvoorziene omstandigheden die meerwerk noodzakelijk maken in welk geval het onredelijk zou zijn om de overeenkomst te ontbinden. De bepaling is dus niet per definitie onterecht, maar kan wel worden aangevuld met ‘meerwerk dat de leverancier redelijkerwijs niet kon voorzien’.

Randvoorwaarden

Voor de uitvoering van de dienstverlening stelt een ICT-dienstverlener vaak ook eisen aan de opdrachtgever. Vaak zijn die eisen te vinden in de algemene voorwaarden. Dat hoeft geen probleem te zijn, maar het is wel goed er even kennis van te nemen. Je kunt hierbij denken aan het nemen van maatregelen ter voorkoming van storingen en gebreken in de dienstverlening. Worden die maatregelen niet vooraf genomen, dan kan de leverancier zich daarop in geval van een storing beroepen. Andere voorwaarden zijn eisen die gesteld worden aan de medewerking van het eigen personeel, eisen waaraan je eigen personeel moet voldoen of eisen aan de hardware of de werkplek voor de medewerker van de leverancier. Reden dus om hier aandacht aan te besteden bij de contractbesprekingen. Het kan immers voorkomen dat de organisatie eenvoudigweg niet aan de gestelde voorwaarden kan voldoen. En dat kun je beter vooraf bespreken.

Opschortingsrecht

Als een partij zijn verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst niet nakomt, mag de wederpartij zijn verplichtingen opschorten. Zo is het althans wettelijk geregeld, maar algemene voorwaarden wijken hier vaak van af, in die zin dat een ICT-dienstverlener wel gebruik mag maken van het opschortingsrecht, maar opdrachtgever niet. Dat heeft tot gevolg dat de opdrachtgever altijd de facturen zal moeten betalen, ook al presteert de ICT-dienstverlener heel slecht. Zodra immers de opdrachtgever wel stopt met zijn betalingen, is dat in strijd met de overeenkomst en heeft de dienstverlener het recht zijn werkzaamheden ook te stoppen. Meestal ben je dan als opdrachtgever nog veel verder van huis. Een leverancier zal niet snel akkoord gaan met het uitsluiten van zijn eigen opschortingsrecht. Wel kunnen partijen overeenkomen dat in geval van een discussie over een factuur, dat deel van de factuur waarover geen discussie bestaat, wel zal worden betaald. Een alternatief is de afspraak dat de leverancier niet tot opschorting overgaat voordat het meningsverschil over de factuur in elk geval is besproken tussen partijen.

Volgende keer: testen en de consequenties in geval van faillissement.

Wil je meer weten over hoe je problemen met je ICT-leverancier zoveel mogelijk kunt voorkomen? Ik heb er een boek over geschreven: ICT-contracten-goed-geregeld. Grip op contractsonderhandelingen voor ICT-managers en ondernemers.

Wil je persoonlijk overleg? Ik maak graag tijd voor een vrijblijvende kop koffie en een goed gesprek. Bel me (06-20640950) of mail me: mijke@sandersja.nl.

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Geen spam, maar af en toe een mailtje. Met informatie zoals hierboven. Niet meer dan 1x per maand. Kies jouw eigen cadeau: de preview van mijn boek ‘ICT-contracten: goed geregeld’ of de ‘Checklist succesvol samenwerken’.

Aangenaam, Mijke Sanders

Bij het opstellen van contracten komt veel meer kijken dan het recht alleen. Met een open, maar kritische blik hou ik rekening met alle relevante aspecten van de overeenkomst.

Door mijn doelgerichte aard help ik organisaties heldere contracten te krijgen. Een goed contract stimuleert een goede samenwerking. En dat is waar het, volgens mij, allemaal om draait.

Mijn specialisme is ICT-contracten. (Al is dat niet wat ik uitsluitend doe.)