Welke algemene voorwaarden zijn van toepassing?: Battle of forms

ICT-contracten, Samenwerking

Gemiddelde leestijd: 6 minuten

Een overeenkomst komt tot stand door aanbod en aanvaarding. Dat geldt ook voor de algemene voorwaarden. Nu komt het geregeld voor dat de beide partijen bij een overeenkomst hun eigen algemene in- of verkoopvoorwaarden van toepassing verklaren. In die situatie geldt dat de voorwaarden gelden van de partij die als eerste zijn algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaard. Dit is alleen anders als de wederpartij deze voorwaarden uitdrukkelijk van de hand heeft gewezen. Artikel 6:225 lid 3 stelt: “Verwijzen aanbod en aanvaarding naar verschillende voorwaarden, dan komt aan de tweede verwijzing geen werking toe, wanneer daarbij niet tevens de toepasselijkheid van de in de eerste verwijzing aangegeven algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wordt gewezen. Een “uitdrukkelijk van de hand wijzen” moet voldoende duidelijk en concreet zijn en mag in beginsel niet volgen uit een standaardtekst.

Uitdrukkelijk

Nu kreeg ik laatst de vraag van een klant hoe hij dat ‘uitdrukkelijk van de hand wijzen’ dan moest doen. Hij stelde voor om iedere keer als hij zijn algemene voorwaarden van toepassing verklaarde de volgende tekst te gebruiken.

“Op al onze offertes, op alle opdrachten aan ons en op alle met ons gesloten overeenkomsten zijn, onze algemene voorwaarden van toepassing. Tegenstrijdige inkoopvoorwaarden worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.”

Hoe duidelijk het woord ‘uitdrukkelijk’ hier ook in de tekst staat, het zal in de meeste gevallen niet voldoende zijn. Uit de tekst blijkt dat het hier gaat om een standaard tekst, hij wordt immers in alle gevallen gebruikt, ook in gevallen waarin de wederpartij helemaal geen eigen inkoopvoorwaarden heeft. En ‘standaard’ is zelden ‘uitdrukkelijk’ genoeg.

Wat is dan wel uitdrukkelijk genoeg? Over die vraag heeft de rechter zich de afgelopen jaren een paar keer gebogen. Uit de uitspraken blijkt dat niet alleen de tekst van de afwijzing van belang is, maar ook alle overige omstandigheden van het geval. Ik bespreek er twee.

Niet uitdrukkelijk genoeg

In het eerste geval had een aannemer voor de verbouw en renovatie van bedrijfsunits in Rotterdam een onderaannemer ingeschakeld.

  • Op 1 februari 2013 heeft de onderaannemer een offerte gestuurd met daarin de tekst: “Algemene voorwaarden van onderaannemer zijn van toepassing”.
  • De algemene voorwaarden van onderaannemer zijn op verzoek van de aannemer op 5 februari 2013 toegestuurd.
  • Op 8 februari werd de opdracht bevestigd door de aannemer. In de opdrachtbevestiging was de standaardtekst opgenomen: “Op deze overeenkomst zijn onze onderaannemervoorwaarden van toepassing. Betaling- en leveringsvoorwaarden van onderaannemers, leveranciers, fabrikanten e.d. zijn niet van toepassing”. De aannemer verstrekt de onderaannemersvoorwaarden echter niet aan de onderaannemer.

Het Hof is van oordeel dat de tekst die de aannemer gebruikte om de algemene voorwaarden van de onderaannemer van de hand te wijzen “een standaardtekst” betrof, die niet tot gevolg kon hebben dat de algemene voorwaarden van de onderaannemer terzijde werden geschoven. De afwijzing was niet uitdrukkelijk genoeg.

Wel uitdrukkelijk genoeg

In het tweede geval ging het om een overeenkomst tot het leveren van kettingen.

  • Op 16 september 2011 zitten partijen om tafel. Hierbij komt aan de orde dat afnemer de overeenkomst wil sluiten onder toepassing van haar inkoopvoorwaarden. Leverancier geeft daarop aan dat hij die inkoopvoorwaarden eerst wil zien, voordat hij daarmee akkoord gaat.
  • Op 17 september 2011 zendt de afnemer per e-mail haar voorwaarden aan de leverancier toe met de tekst: “Zoals gisteren afgesproken. Bijgevoegd de inkoopvoorwaarden”;
  • De leverancier mailt vervolgens op 21 september 2011 een offerte voor de kettingen. In de offerte was de volgende standaardtekst opgenomen: “Op al onze offertes, overeenkomsten of leveringen van welke aard dan ook zijn de algemene voorwaarden, welke wij u hebben doen toekomen, van toepassing. Uitdrukkelijk worden andersluidende voorwaarden afgewezen.”;
  • Afnemer heeft de kettingen vervolgens besteld. Onderaan die schriftelijke bestellingen was de standaardtekst opgenomen: “Toepasselijkheid van door u gehanteerde algemene voorwaarden is uitdrukkelijk uitgesloten. Op onze inkopen zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden van toepassing”.

Het Hof is van oordeel dat de mail met de offerte waarin de algemene voorwaarden van leverancier van toepassing worden verklaard zonder meer duidelijk moest zijn voor afnemer. De leverancier wees de inkoopvoorwaarden van afnemer af en verklaarde uitsluitend te willen contracteren onder toepassing van de algemene voorwaarden van leverancier.

Beide zaken lijken veel op elkaar. Het verschil zit hem in het feit dat partijen in de tweede kwestie mondeling overleg hebben gehad over de toepassing van de algemene voorwaarden van afnemer en dat leverancier daarna heeft gesteld dat hij deze voorwaarden niet accepteert.

Praktijk

De bovenstaande uitspraak illustreert dat de grens tussen ‘wel uitdrukkelijk’ en ‘niet uitdrukkelijk’ bijzonder dun is. Het is dan ook handig om van het afwijzen van de algemene voorwaarden van de ander geen standaardprocedure te maken. Wat kun je doen?

  • Wees in de eerste plaats alert op de algemene voorwaarden van je tegenpartij. Vertrouw niet op een ‘standaardprocedure’ voor het afwijzen van algemene voorwaarden van wederpartijen;
  • Afhankelijk van de verhouding tussen partijen kan het zinvol zijn om de algemene voorwaarden van de wederpartij te beoordelen en op de onderwerpen die echt van belang zijn (vaak is aansprakelijkheid een belangrijk discussiepunt) andere afspraken te maken;
  • Een andere methode is om in de reactie naar de wederpartij te erkennen dat je hebt gezien dat hij zijn algemene voorwaarden van toepassingen heeft verklaard of dat je ze hebt ontvangen, maar dat je niet akkoord gaat met de toepassing daarvan. Daarmee stap je af van de ‘standaardtekst’, want een dergelijke tekst is alleen maar toepasbaar als er ook daadwerkelijk sprake is van algemene voorwaarden van een wederpartij, zeker als je de door de wederpartij gehanteerde voorwaarden benoemd;
  • Een derde methode is om met je wederpartij overeen te komen om de algemene voorwaarden te aanvaarden voor zover zij hetzelfde zijn en de overige voorwaarden buiten toepassing te verklaren en te vertrouwen op de wettelijke regelgeving daaromtrent;

Welke oplossing je ook kiest, leg het wel schriftelijk vast.

Het is wel zinvol nog even stil te staan bij het volgende. De aanvaarding van het aanbod van de wederpartij onder uitdrukkelijke wijziging van de algemene voorwaarden van de wederpartij, wordt beschouwd als een nieuw aanbod dat dus opnieuw aanvaard moet worden. Wordt dit aanbod aanvaard, dan ontstaat er alsnog een overeenkomst onder toepassing van je eigen algemene voorwaarden. Wordt dit nieuwe aanbod weer aanvaardt onder uitdrukkelijke afwijzing van jouw algemene voorwaarden, dan is er weer sprake van een derde aanbod. In dat geval is het zinvoller om in overleg te gaan met de wederpartij of te aanvaarden dat je geen overeenkomst met de wederpartij wil aangaan. Dat lijkt wellicht wat rigoureus om een overeenkomst te laten struikelen over de algemene voorwaarden, maar in sommige gevallen is de inhoud van algemene voorwaarden nu eenmaal echt onaanvaardbaar.

Conclusie

De lijn tussen wel en niet ‘uitdrukkelijk’ afwijzen is uiterst dun. Mijn advies is dan ook om ervoor te zorgen dat je die discussie niet hoeft te voeren. Dat betekent dat je in een voorkomend geval iets meer aandacht moet besteden aan de vraag welke algemene voorwaarden van toepassing zijn en in overleg moet treden met je wederpartij.

Kom jij geregeld in aanraking met de algemene voorwaarden van je ICT-leverancier? Ik heb er een boek over geschreven: “ICT-contracten goed geregeld”.

Wil je persoonlijk overleg? Ik maak graag tijd voor een vrijblijvende kop koffie en een goed gesprek. Bel me (06-20640950) of mail me: mijke@sandersja.nl.

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Geen spam, maar af en toe een mailtje. Met informatie zoals hierboven. Niet meer dan 1x per maand. Kies jouw eigen cadeau: de preview van mijn boek ‘ICT-contracten: goed geregeld’ of de ‘Checklist succesvol samenwerken’.

Aangenaam, Mijke Sanders

Bij het opstellen van contracten komt veel meer kijken dan het recht alleen. Met een open, maar kritische blik hou ik rekening met alle relevante aspecten van de overeenkomst.

Door mijn doelgerichte aard help ik organisaties heldere contracten te krijgen. Een goed contract stimuleert een goede samenwerking. En dat is waar het, volgens mij, allemaal om draait.

Mijn specialisme is ICT-contracten. (Al is dat niet wat ik uitsluitend doe.)