Veel ICT-contracten zijn een samenraapsel of zelfs een ketting van dienstverlening door verschillende partijen. Zelfs al heeft je organisatie een overeenkomst met maar één ICT-leverancier dan zal deze vaak gebruik maken van andere partijen.
Meerdere leveranciers
Een voorbeeld: Veel organisaties maken gebruik van een SaaS-oplossing van een grote partij, bijvoorbeeld Microsoft of SAP die ze vaak niet zelf bij die partij aanschaffen. De inkoop laten ze meestal over aan hun ICT-leverancier. De ICT- levert deze SaaS-dienst vervolgens weer aan jouw organisatie.
Bij een dergelijke constructie staat vrijwel altijd in jouw contract met je ICT-leverancier een tekst met de volgende strekking:
“Indien en voor zover Leverancier producten van derden aan Klant ter beschikking stelt of levert, zullen voor wat betreft die producten de voorwaarden van die derden van toepassing zijn met terzijdestelling van het bepaalde in de overeenkomst. De aansprakelijkheid van Leverancier voor producten van derden zal in geen geval meer omvatten dan hetgeen op de betreffende derde(n) verhaalbaar zal blijken.”
Wat staat er nou?
In deze bepaling staat dat afspraken tussen jouw organisatie en de ICT-leverancier ondergeschikt zijn aan afspraken die je ICT-leverancier heeft gemaakt met de derde leverancier (zoals bijvoorbeeld Microsoft of SAP_.
De derde leverancier kan zijn contract met jouw ICT-leverancier eenzijdig wijzigen. Het gaat daarbij (indirect) wél om wijzigingen die jouw softwarepakket en de door jou afgenomen diensten aangaan.
Tot overmaat van ramp neemt je ICT-leverancier vaak niet de moeite om je van deze wijzigingen op de hoogte te stellen. Dit heeft tot gevolg dat er contractsbepalingen tussen jouw organisatie en je ICT-leverancier gelden, waarvan jij niet op de hoogte bent.
Hoe niet?
“Als ik die bepaling gewoon schrap dan ben ik er”.
Klinkt goed, maar de situatie verandert niet.
De afspraken tussen jouw leverancier en Microsoft of SAP blijven hetzelfde. Waarmee het probleem, ook zonder de hiervoor omschreven derdenbepaling in de praktijk direct naar jouw organisatie wordt doorgeschoven. Je kunt jouw leverancier dan aanspreken op wanprestatie, maar dat levert je in het beste geval een schadevergoeding op. In geen geval zal je ICT-leverancier zijn contract nakomen eenvoudigweg omdat dat hem op zijn beurt belemmerd wordt.
Met deze zogenaamde derdenbepaling gooit jouw leverancier zijn probleem feitelijk bij jouw over de schutting. Je ICT-leverancier zegt in zijn derdenbepaling feitelijk: “Wij hebben wel afspraken gemaakt, maar misschien kan ik die niet nakomen omdat de derde leverancier niet meewerkt. Hoe groot dat risico is moet je zelf maar uitzoeken”.
Vanuit het oogpunt van de leverancier misschien logisch maar in het kader van een goede samenwerking tussen jouw organisatie en je ICT-leverancier toch minder passend.
Hoe dan wel?
Beter zou zijn als de ICT-leverancier zelf beoordeelt in hoeverre de afspraken die hij met zijn derde leverancier heeft gemaakt, hem belemmeren in het nakomen van de afspraken die hij met jouw organisatie maakt en op basis daarvan op voorhand zijn aanbod aanpast.
Nog beter zou het zijn als de ICT-leverancier in overleg met de derde leverancier zodanige afspraken maakt, dat hij in staat is de afspraken met jouw organisatie na te komen. Of dat mogelijk is, is vaak afhankelijk van de omvang van zo’n derde leverancier in verhouding tot de omvang van de ICT-leverancier. In het geval van grote internationale leveranciers is dat overleg vaak niet mogelijk, kleinere leverancier stellen zich vaak een stuk flexibeler op.
Het is dus goed om alert te zijn op de kleine lettertjes en te weten op welke manieren het contract tussen jouw organisatie en je ICT-leverancier kan worden beïnvloed door afspraken die je ICT-leverancier met zijn leverancier heeft gemaakt. Vraag er gewoon eens naar.
Wil je meer weten over hoe je problemen met je ICT-leverancier zoveel mogelijk kunt voorkomen? Ik heb er een boek over geschreven: ICT-contracten-goed-geregeld. Grip op contractsonderhandelingen voor ICT-managers en ondernemers.
Wil je persoonlijk overleg? Ik maak graag tijd voor een vrijblijvende kop koffie en een goed gesprek. Bel me (06-20640950) of mail me: mijke@sandersja.nl.
