Vrijwel iedere ICT-overeenkomst bevat een component software en dus moet daarvoor ook iets geregeld worden. De reden waarom ik hierover schrijf is dat ik de laatste tijd enkele uitspraken van rechters ben tegen gekomen waaruit blijkt dat er in het kader van afspraken over softwarelicenties nog wel eens zaken over het hoofd worden gezien. Wat ging er mis?

Wie is de gebruiker?

In de eerste procedure ging het om een groothandel in dranken (Diageo) en een softwareleverancier (SAP). In de periode dat de oorspronkelijke de licentieovereenkomst werd aangegaan (2004) plaatste klanten van Diageo hun bestellingen door te bellen of te mailen. Een medewerker van Diageo verwerkte de bestelling vervolgens in de ERP-software van SAP. In 2011 lanceert Diageo een platform waar klanten zelf hun bestellingen digitaal kunnen verwerken. Het platform communiceert met de ERP-software, zodat de bestelling uiteindelijk in de ERP-software wordt verwerkt. De vraag is vervolgens of de klanten van Diageo die hun bestellingen via het platform plaatsen nu ook als gebruikers van de ERP software te beschouwen zijn en of SAP daarvoor dus ook een licentievergoeding kan vorderen. De rechter komt tot de conclusie dat:

• de licentieovereenkomst is beperkt tot het aantal overeengekomen named users;
• het (indirecte) gebruik door de klanten van Diageo ook als gebruik is te kwalificeren en
• voor dat gebruik dus een aanvullende licentievergoeding verschuldigd is.

Het is dus nuttig om bij grote veranderingen in je processen ook te kijken, naar de consequenties die dit heeft voor je bestaande licentieovereenkomsten.

Wanneer gaan we betalen?

In een ander conflict dat gevoerd werd voor het Gerechtshof in Den Bosch ging het om de vraag op welk moment de licentievergoeding verschuldigd wordt. Het ging om software die wel geïnstalleerd was in de testomgeving, maar uiteindelijk nooit in de productieomgeving is opgenomen. Overeengekomen was dat de verplichting tot betaling ontstond op het moment van installatie. De leverancier stelde zich op het standpunt dat de betalingsverplichting ontstond op het moment dat de software in de testomgeving werd geïnstalleerd. Volgens de afnemer was betaling pas verschuldigd als de software in de productieomgeving was geïnstalleerd. Op basis van het contract komt het Hof tot de conclusie dat de installatie in de testomgeving voldoende was om de betalingsverplichting te laten ontstaan. Een zure uitkomst voor de afnemer, want die moet nu betalen voor iets dat hij (uiteindelijk) niet gebruikt. De uitspraak laat zien dat het zinvol is aandacht te besteden aan de voorwaarden rondom betaling.

Wat moet je verder nog regelen?

Inhoud van softwarelicenties

Wat mag je verwachten van de software? Ik zie vaak dat er verwezen worden naar de naam van het softwareproduct, maar dat partijen verder niet hebben vastgelegd wat de specifieke kenmerken van de software zijn. Partijen gaan er vaak van uit dat dat wel bekend is. Toch gaan veel discussies over de vraag wat er geleverd had moeten worden. En als je vooraf niet hebt vastgelegd wat er precies geleverd moet worden, kun je achteraf moeilijk stellen dat het geleverde niet voldoet aan dat wat er is overeengekomen.

Mogelijkheden tot wijziging van softwarelicenties

Houd bij het vaststellen van de gebruikers ook rekening met toekomstige wijzigingen in je organisatie. De meeste softwareleveranciers staan vooraan om de gebruikersvergoeding te verhogen als blijkt dat er toch meer gebruikers zijn. Ze geven echter niet thuis als er (bijvoorbeeld na een reorganisatie) ineens substantieel minder gebruikers zijn. Mocht je dus op niet al te lange termijn een forse wijziging van het aantal medewerkers verwachten, bijvoorbeeld door fusie of reorganisatie, dan raad ik je aan om daar vooraf goede afspraken met je leverancier over  te maken.

Wil je meer weten over hoe je problemen met je ICT-leverancier zoveel mogelijk kunt voorkomen? Ik heb er een boek over geschreven: ICT-contracten-goed-geregeld. Grip op contractsonderhandelingen voor ICT-managers en ondernemers.

Wil je persoonlijk overleg? Ik maak graag tijd voor een vrijblijvende kop koffie en een goed gesprek. Bel me (06-20640950) of mail me: mijke@sandersja.nl.